Päivitetty 24.11.2023
Suomi–Tšekki-seura ry:n jäsenrekisterissä (jäljempänä ”Jäsenrekisteri”) ylläpidetään yhdistyksen jäsenyyttä hakeneiden sekä yhdistyksen jäseneksi hyväksyttyjen jäsenten henkilö-, osoite- ja muita järjestötoiminnassa tarvittavia tietoja. Jäsenrekisteriä käytetään myös yhdistyksen julkaiseman lehden tilaajarekisterinä.
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Suomi–Tšekki-seura ry
Y-tunnus: 1563881-6
Kotipaikka: Helsinki
Yhdistyksen hallituksen sähköpostiosoite:
info (a) suomi-tsekki-seura.fi
Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteri sisältää seuraavat henkilöihin ja heidän jäsenyyteensä liittyvät tiedot:
- etu- ja sukunimi
- sähköpostiosoite (jos ilmoitettu)
- postiosoite
- jäsenyyslaji
- jäsenmaksun tila kuluvalta vuodelta
Jäsenrekisterin sisältämät tiedot saadaan pääosin jäseniltä itseltään. Jäsenrekisteri ei sisällä salassa pidettäviä henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet
Jäsenrekisterin henkilö- ja muita tietoja käytetään mm. liittyen yhdistyksen jäsenmaksulaskutukseen ja niihin liittyviin jäsenmaksutuloutuksiin, tiedottamiseen ja yhdistyksen lehden postittamiseen sekä yleiseen järjestötoimintaan.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite, asianomaisten henkilöiden suostumus sekä oikeutettu etu järjestötoimintaan liittyen. Henkilö voi rajata tai vastustaa tietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Jäsenyys yhdistyksessä ei kuitenkaan ole mahdollinen ilman henkilötietoja Jäsenrekisterissä.
Tietojen säilytysaika
Jäsenyyttä hakeneiden tietoja säilytetään Jäsenrekisterissä niin kauan kunnes hallitus on hyväksynyt hakijan yhdistyksen jäseneksi tai jäsenyyshakemus on hylätty.
Jäsenen tietoja säilytetään Jäsenrekisterissä niin kauan kuin henkilö on jäsenenä yhdistyksessä tai kuin tietojen säilyttäminen on muuten tarpeellista järjestötoimintaan liittyen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan rekisteristä. Joitakin jäsenen tietoja voidaan joutua säilyttämään pidempään kirjanpito- ja muiden lakien johdosta.
Rekisteröidyn oikeudet
Henkilö voi vaikuttaa tietojensa keräämiseen, käsittelyyn ja käyttöön mm. seuraavilla tavoilla:
1. Henkilötietojen tarkistaminen ja korjaaminen. Jäsen voi pyytää tietonsa kirjallisena lähettämällä sähköpostia edellä mainittuun yhdistyksen hallituksen sähköpostiosoitteeseen. Tiedot lähetetään sähköpostitse henkilön Jäsenrekisterissä olevaan osoitteeseen kahden kuukauden kuluessa. Henkilötietojen korjauksia voi toimittaa sähköpostilla edellä mainittuun yhdistyksen hallituksen sähköpostiosoitteeseen.
2. Henkilötietojen poisto Jäsenrekisteristä. Jäsen tai jäsenyyttä hakenut voi milloin tahansa vaatia kohdassa 1 kirjatuilla tavoilla henkilötietojensa poistoa Jäsenrekisteristä tai niiden käytön rajoittamista. Jäsenyys yhdistyksessä ei kuitenkaan ole mahdollinen ilman henkilötietoja Jäsenrekisterissä.
Tietojen luovutukset
Jäsenrekisterin henkilö- ja muita tietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille/alihankkijoille liittyen mm. jäsenlehden postituksissa käytettäväksi.
Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Jäsenrekisterin sisältämiä tietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsenrekisterin tietosisältöä säilytetään tietovälineellä lukitussa tilassa. Jäsenrekisterin varmistuksia säilytetään verkkopalvelussa, joka seuraa järjestelmässä mahdollisesti havaittuja tietoturvaongelmia käyttöehtojen mukaisesti. Yhteys on käytön aikana salattu.
Jäsenrekisterin sisältämiä nimi- ja osoitetietoja esimerkiksi yritysyhteistyökumppaneille/alihankkijoille siirrettäessä käytetään suojattuja yhteyksiä.
Jäsenrekisterin käyttäjätunnus ja salasana luovutetaan vain sellaiselle yhdistyksen hallituksen toimi-/luottamushenkilölle, jolla on asemansa puolesta oikeus tietojen käsittelyyn.
Jäsenmaksulaskutukseen, laskujen maksuun ja näihin liittyviin tilityksiin liittyvää, arkistoitavaa jäsenrekisteriaineistoa säilytetään myös em. verkkopalveluissa tai paperimuodossa lain vaatima aika. Tämän jälkeen materiaali hävitetään tietosuojan periaatteet huomioiden.