Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 25.5.2018

Suomi–Tšekki-seura ry:n jäsenrekisterissä (jäljempänä “Jäsenrekisteri”) ylläpidetään yhdistyksen jäsenyyttä hakeneiden sekä yhdistyksen jäseneksi hyväksyttyjen jäsenten henkilö-, osoite- ja muita järjestötoiminnassa tarvittavia tietoja. Jäsenrekisteriä käytetään myös yhdistyksen julkaiseman lehden tilaajarekisterinä.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Suomi–Tšekki-seura ry
Perttulantie 8 B 20, 00210 HELSINKI
040 593 6611 (puheenjohtaja)
info@suomi-tsekki-seura.fi

Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöiden osalta Jäsenrekisteri sisältää mm. seuraavia henkilöihin sekä jäsenyyksiin liittyviä tietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • postiosoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • jäsenyyslaji
  • jäsenmaksujen maksuhistoria kuluvalta ja kahdelta edelliseltä vuodelta

Jäsenrekisterin sisältämät tiedot saadaan pääosin jäseniltä itseltään. Jäsenrekisteri ei sisällä salassa pidettäviä henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Jäsenrekisterin henkilö- ja muita tietoja käytetään mm. liittyen yhdistyksen jäsenmaksulaskutukseen ja niihin liittyviin jäsenmaksutuloutuksiin, tiedottamiseen ja yhdistyksen lehden postittamiseen sekä yleiseen järjestötoimintaan.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite, asianomaisten henkilöiden suostumus sekä oikeutettu etu järjestötoimintaan liittyen. Henkilö voi rajata tai vastustaa tietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Jäsenyys yhdistyksessä ei kuitenkaan ole mahdollinen ilman henkilötietoja Jäsenrekisterissä.

Tietojen säilytysaika

Jäsenyyttä hakeneiden tietoja säilytetään Jäsenrekisterissä niin kauan kunnes hallitus on hyväksynyt hakijan yhdistyksen jäseneksi tai jäsenyyshakemus on hylätty.

Jäsenen tietoja säilytetään Jäsenrekisterissä niin kauan kuin henkilö on jäsenenä yhdistyksessä tai kuin tietojen säilyttäminen on muuten tarpeellista järjestötoimintaan liittyen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan rekisteristä. Joitakin jäsenen tietoja voidaan joutua säilyttämään pidempään kirjanpito- ja muiden lakien johdosta.

Rekisteröidyn oikeudet

Henkilö voi vaikuttaa tietojensa keräämiseen, käsittelyyn ja käyttöön mm. seuraavilla tavoilla:

1. Henkilötietojen tarkistaminen ja korjaaminen. Jäsen voi pyytää tietonsa kirjallisena lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@suomi-tsekki-seura.fi, jolloin tiedot lähetetään postitse henkilön Jäsenrekisterissä olevaan osoitteeseen kuukauden kuluessa. Henkilötietojen korjauksia voi toimittaa sähköpostilla osoitteeseen info@suomi-tsekki-seura.fi tai kirjeitse osoitteeseen Suomi–Tšekki-seura ry, Perttulantie 8 B 20, 00210 HELSINKI.

2. Henkilötietojen poisto Jäsenrekisteristä. Jäsen tai jäsenyyttä hakenut voi milloin tahansa vaatia kohdassa 1 kirjatuilla tavoilla henkilötietojensa poistoa Jäsenrekisteristä tai niiden käytön rajoittamista. Jäsenyys yhdistykessä ei kuitenkaan ole mahdollinen ilman henkilötietoja Jäsenrekisterissä.

Tietojen luovutukset

Jäsenrekisterin henkilö- ja muita tietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille/alihankkijoille liittyen mm. jäsenlehden postituksissa käytettäväksi.

Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Jäsenrekisteriä ylläpidetään sähköisesssä tietojärjestelmässä, joka voi säilyttää tietoja myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisterin tietosisältöä ja sen varmistuksia säilytetään verkkopalveluissa, jotka seuraavat järjestelmässä mahdollisesti havaittuja tietoturvaongelmia käyttöehtojen mukaisesti. Yhteys on käytön aikana salattu.

Jäsenrekisterin sisältämiä nimi- ja osoitetietoja esimerkiksi yritysyhteistyökumppaneille/alihankkijoille siirrettäessä käytetään suojattuja yhteyksiä.

Jäsenrekisterin käyttäjätunnus ja salasana luovutetaan vain sellaiselle yhdistyksen hallituksen toimi-/luottamushenkilölle, jolla on asemansa puolesta oikeus tietojen käsittelyyn.

Jäsenmaksulaskutukseen, laskujen maksuun ja näihin liittyviin tilityksiin liittyvää, arkistoitavaa jäsenrekisteriaineistoa säilytetään myös em. verkkopalveluissa tai paperimuodossa lain vaatima aika. Tämän jälkeen materiaali hävitetään tietosuojan periaatteet huomioiden.